Polityka prywatności VinBook

Wersja 1.1 · Data wejścia w życie: 24 lipca 2026

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest PPC Patryk Pichlak, ul. Borowska 189c/4, 50-553 Wrocław, NIP: 8992916277, REGON: 521092869, e-mail: [email protected] (dalej „Administrator").

2. Jakie dane przetwarzamy

• Dane konta: adres e-mail, hasło (przechowywane w postaci zaszyfrowanej).
• Dane pojazdu: numer VIN, numer rejestracyjny, marka, model, rok produkcji, dane techniczne — wprowadzone dobrowolnie przez Użytkownika.
• Wpisy serwisowe: daty, opisy, przebiegi, zdjęcia, załączniki dokumentów (faktury, protokoły) dodane przez Użytkownika lub warsztat.
  • Zdjęcia wyposażenia: przesyłane przez Użytkownika do celów dokumentacji i automatycznego dekodowania kodów wyposażenia (np. kodów VAG).
  • Dokumenty (faktury, protokoły): przesyłane przez Użytkownika; mogą zawierać dane osobowe (imiona, adresy IP zalogowanych użytkowników). Automatyczna analiza ekstrahuje wyłącznie niezbędne pola: datę, kwotę, nazwę warsztatu.
• Dane warsztatowe (opcjonalnie): nazwa warsztatu, NIP, dane kontaktowe — wyłącznie dla kont warsztatowych.
• Powiadomienia push (opcjonalnie): jeśli włączysz powiadomienia w przeglądarce, przechowujemy endpoint subskrypcji oraz klucze szyfrowania (p256dh, auth) — używane wyłącznie do wysłania powiadomienia na Twoje urządzenie.
• OCR dokumentów (opcjonalnie): zdjęcia paragonów i faktur są wysyłane do Anthropic Claude API wyłącznie w celu rozpoznania danych (data, kwota, opis). Zdjęcia nie są przechowywane przez Anthropic poza czasem przetwarzania (5 minut).
• Tokeny potwierdzenia przypomnień: UUID tokeny wysyłane w emailach przypomnień OC/AC/przeglądu — pozwalają Ci potwierdzić wizytę bez logowania. Tokeny są jednorazowe i wygasają po 30 dniach.
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, logi dostępu — do celów bezpieczeństwa i diagnostyki.

2.1. Przetwarzanie zdjęć i dokumentów — sztuczna inteligencja

Zdjęcia wyposażenia pojazdu i dokumenty serwisowe (faktury, protokoły) są analizowane automatycznie przy pomocy sztucznej inteligencji (Claude Vision API firmy Anthropic) w celu:

• automatycznego rozpoznania kodów wyposażenia (np. kodów producenta VAG) i ich dekodowania,
• ekstrahowania danych z faktur (data, kwota, nazwa warsztatu, opis prac),
• poprawy czytelności dokumentów (kontrast, oświetlenie).

Przetwarzanie przez Anthropic: Zdjęcia i dokumenty są wysyłane do Anthropic Claude API (USA, serwery Anthropic). Anthropic nie przechowuje przesyłanych zdjęć poza czasem przetwarzania (max. 5 minut). Wyniki analizy (rozpoznane kody, dane z faktur) są przechowywane wyłącznie na serwerach VinBook w polskiej infrastrukturze. Przetwarzanie przez Anthropic odbywa się wyłącznie na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (świadczenie usługi) — Użytkownik dobrowolnie przesyła plik w celu jego analizy.

Możliwość rezygnacji: Funkcja automatycznej analizy jest opcjonalna. Użytkownik może przesyłać zdjęcia i dokumenty bez włączenia funkcji AI — w takim przypadku zdjęcia pozostają przechowywane wyłącznie w VinBook.

Ochrona danych wrażliwych: Przed wysłaniem do Anthropic AI, zdjęcia i dokumenty są skanowane w celu zamaskowania wrażliwych informacji (np. numery rejestracyjne, adresy). Użytkownik może ręcznie je zakamuflować przed przesłaniem.

3. Cel i podstawa prawna przetwarzania

• Świadczenie usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — obsługa konta, przechowywanie wpisów, generowanie kodów QR, transfer własności pojazdu, wysyłanie przypomnień serwisowych, powiadomienia push.
• Uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — bezpieczeństwo Serwisu, wykrywanie nadużyć, analiza błędów technicznych.
• Zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) — wysyłanie powiadomień e-mail o wygaśnięciu polis OC/AC i terminach przeglądów; powiadomienia push w przeglądarce (opcjonalne). Zgodę można wycofać w ustawieniach konta lub poprzez link unsubscribe w każdym emailu.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) — przechowywanie danych wymagane przepisami prawa (np. rachunkowość, jeśli dotyczy).

4. Komu przekazujemy dane

Dane osobowe Użytkowników nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim w celach marketingowych. Dane mogą być przekazywane wyłącznie:

• dostawcy infrastruktury serwerowej (VPS) — w zakresie niezbędnym do technicznego działania Serwisu, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych,
• Anthropic Inc. (dostawca API AI/Vision) — jeśli włączysz funkcję automatycznej analizy, zdjęcia wyposażenia i dokumenty są wysyłane do Anthropic Claude Vision API wyłącznie w celu ich analizy; Anthropic nie przechowuje zdjęć poza czasem przetwarzania (max. 5 minut); serwery Anthropic znajdują się w USA. Więcej informacji o polityce Anthropic: https://www.anthropic.com/privacy,
• organom publicznym — wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa i wyłącznie w zakresie przez nie wymaganym.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Serwis działa na serwerze zlokalizowanym na terenie Unii Europejskiej (Polska). Dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

6. Jak długo przechowujemy dane

• Dane konta (email, imię, hasło): do momentu usunięcia konta. Po usunięciu dane identyfikacyjne są trwale anonimizowane (zastępowane losowymi ciągami znaków), konto jest dezaktywowane.
• Historia pojazdu (VIN, wpisy serwisowe): przechowywana bezterminowo, niezależnie od statusu konta. Historia pojazdu jest powiązana z numerem VIN — stanowi publiczny zapis serwisowy pojazdu i służy kolejnym właścicielom. Usunięcie konta nie powoduje usunięcia historii pojazdu. Wpisy pozostają zanonimizowane (bez danych osobowych byłego właściciela).
• Wpisy serwisowe dodane przez mechanika przez kod QR: przechowywane bezterminowo (uzasadniony interes: rękojmia, weryfikacja historii).
• Zdjęcia wyposażenia pojazdu: przechowywane przez czas trwania konta Użytkownika. Usunięcie konta spowoduje trwałe usunięcie wszystkich przesłanych zdjęć. Zdjęcia stanowią część historii pojazdu i mogą być widoczne dla osób, którym udostępnisz dostęp do pojazdu.
• Dokumenty (faktury, protokoły, inne załączniki): przechowywane przez czas trwania konta Użytkownika. Usunięcie konta spowoduje trwałe usunięcie wszystkich przesłanych dokumentów. Wyniki analizy AI (rozpoznane dane: data, kwota, nazwa warsztatu) są przechowywane jako część wpisu serwisowego.
• Logi bezpieczeństwa (nieudane logowania, axes): do 90 dni.
• Logi techniczne (dostęp, błędy): do 90 dni.

7. Twoje prawa

Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu — możesz zażądać kopii danych, które przetwarzamy.
• Prawo do sprostowania — możesz poprawić nieprawidłowe dane (większość bezpośrednio w ustawieniach konta).
• Prawo do usunięcia — możesz zażądać usunięcia swoich danych („prawo do bycia zapomnianym").
• Prawo do ograniczenia przetwarzania — możesz zażądać ograniczenia przetwarzania w określonych przypadkach.
• Prawo do przenoszenia danych — możesz otrzymać swoje dane w formacie umożliwiającym ich przeniesienie.
• Prawo sprzeciwu — możesz sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na uzasadnionym interesie Administratora.
• Prawo do cofnięcia zgody — w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem.

Aby skorzystać z powyższych praw, napisz na: [email protected]. Odpowiemy w ciągu 30 dni.

Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

7.1. Prawo do sprzeciwu — Rezygnacja z emaili (Art. 21 RODO)

Możesz zrezygnować z otrzymywania emaili operacyjnych (przypomnienia OC/AC, powiadomienia serwisowe) jednym kliknięciem:

• Każdy email zawiera link „Wypisz się z powiadomień" w stopce.
• Kliknięcie linku otwiera stronę potwierdzenia, gdzie możesz wybrać, jakie emaile chcesz wyłączyć (np. przypomnienia OC — możesz dalej otrzymywać powiadomienia o serwisie).
• Po potwierdzeniu Twoje preferencje są zapisane bez konieczności logowania.
• Możesz również zarządzać preferencjami powiadomień w Ustawieniach konta → Powiadomienia.

8. Pliki cookies

Serwis używa wyłącznie niezbędnych plików cookie służących do obsługi sesji zalogowanego Użytkownika (sesyjne cookies Django). Nie stosujemy cookies analitycznych, reklamowych ani śledzących bez wyraźnej zgody Użytkownika.

9. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy następujące środki bezpieczeństwa:

• szyfrowanie połączeń HTTPS (TLS),
• haszowanie haseł przy użyciu algorytmu bcrypt,
• regularne szyfrowane kopie zapasowe bazy danych,
• ograniczony dostęp do infrastruktury produkcyjnej — wyłącznie dla upoważnionych osób.

9.1. Mechanik skanujący QR bez konta — bezpieczeństwo i logi

Gdy osoba bez konta (mechanik, pracownik warsztatu) skanuje kod QR pojazdu i dodaje wpis serwisowy, Serwis automatycznie rejestruje:

• Adres IP — identyfikator komputera/urządzenia, z którego dodano wpis,
• Timestamp — dokładny czas (data i godzina) dodania wpisu,
• User-Agent — typ przeglądarki i systemu operacyjnego.

Dane te są logowane w celach bezpieczeństwa i diagnostyki (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes) i przechowywane przez maksymalnie 90 dni. Po upływie tego okresu logi są automatycznie usuwane.

Logi te mogą być wykorzystane wyłącznie w celu weryfikacji autentyczności wpisów, wykrycia i zapobiegania nadużyciom, oraz wsparcia technicznego.

9.2. Tokeny potwierdzenia w emailach — przechowywanie

Serwis wysyła emaile z unikalnymi tokenami potwierdzenia (linkami do potwierdzenia czynności bez logowania). Tokeny są przechowywane wyłącznie do czasu ich użycia lub upływu 30 dni od wysłania emaila — w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.

Po upływie 30 dni nieużyte tokeny są automatycznie usuwane.

10. Naruszenie danych — protokół (Data Breach)

W przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych (np. nieautoryzowany dostęp, wyciek danych, zainfekowanie złośliwym oprogramowaniem), Administrator:

• niezwłocznie ustali skalę naruszenia,
• zgłosi naruszenie do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) w ciągu 72 godzin od jego wykrycia (wymagane Art. 33 RODO),
• powiadomi Użytkowników o naruszeniu, jeśli dotyczy ich danych (Art. 34 RODO),
• podjęcie działań naprawczych w celu zapobieżenia podobnym incydentom w przyszłości.

Naruszenia mogą być zgłaszane do UODO pod adresem: https://uodo.gov.pl.

11. Zmiany polityki prywatności

O istotnych zmianach niniejszej polityki poinformujemy Użytkowników drogą e-mail lub powiadomieniem w Serwisie, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.

Aktualna wersja polityki prywatności jest zawsze dostępna pod adresem vinbook.pl/polityka-prywatnosci/.